Estandariza procesos repetibles sin perder flexibilidad ni trazabilidad. Defines los pasos una sola vez —con sus dependencias, sus responsables y sus plazos— y cada vez que el proceso arranca, FieldOps crea todas las actividades juntas, en orden, con las fechas ya calculadas y sin duplicar lo que ya existe.
En la mayoría de las empresas el proceso está en tres lugares: la cabeza del que lleva años, un instructivo en Word que nadie abre desde 2022, y un chat donde alguien pregunta "oye, ¿y después de esto qué venía?". Funciona bastante bien — hasta que esa persona se va de vacaciones.
Estandariza procesos repetibles sin perder flexibilidad ni trazabilidad.
Una plantilla no es una lista de títulos. Es el proceso completo declarado: qué pasos hay, en qué orden, quién los hace, cuánto tiempo después del inicio vencen y qué información viene precargada en cada uno.
Cada paso de la plantilla es una actividad futura: título, descripción, tipo, prioridad y checklist. Defines el proceso entero una vez, no tarea por tarea cada vez que arranca.
Un paso puede depender de otro. La revisión del cliente no se abre antes de que exista la pieza, y la publicación no corre antes de la aprobación. El orden queda declarado, no confiado a la buena memoria.
Cada paso trae su asignación por defecto: una persona, un cargo o un equipo. En el kickoff puedes respetarla o cambiarla para ese caso puntual, sin tocar la plantilla.
Los plazos se definen respecto al inicio, no a una fecha del calendario: día 0, día +3, día +10. Al disparar la plantilla esos días se convierten en vencimientos reales, sin que nadie tenga que sacar la cuenta.
Tipo de actividad, prioridad, materiales esperados, documentos que hay que adjuntar y campos personalizados. Menos cosas que llenar a mano significa menos cosas mal llenadas.
Hay plantillas globales que provee Gestdat según la industria y plantillas propias de cada organización. Puedes partir de una global, copiarla y dejarla exactamente como trabajas tú.
El kickoff es el momento en que la plantilla deja de ser un documento y se convierte en trabajo asignado. Eliges la plantilla, dices para qué cliente, proyecto o ubicación es y desde qué fecha parte. El resto lo calcula FieldOps.
De las globales de tu industria o de las que armó tu propia organización. Siempre en su versión vigente.
Cliente, empresa, proyecto, ubicación y fecha de inicio. Ese contexto baja a todas las actividades que se creen.
Ves la lista completa de lo que se va a generar, con responsables y fechas ya calculadas. Ahí cambias lo que haga falta.
Las actividades nacen de una sola vez, con sus dependencias armadas y vinculadas al workflow que las originó.
Un kickoff no es "crear siete tareas". Es dejar el proceso completo instalado en la operación, con toda la información de contexto ya resuelta para que nadie tenga que preguntar de qué se trata.
| Paso | Responsable | Vence |
|---|---|---|
| Brief inicial | Cuentas | 04 ago |
| Diseño de piezas | Diseño | 07 ago |
| Revisión interna | Dir. de arte | 08 ago |
| Revisión del cliente | Cuentas | 11 ago |
| Aprobación final | Cuentas | 13 ago |
| Publicación | Medios | 14 ago |
| Reporte mensual | Analítica | 13 sep |
Pasa siempre: dos personas lanzan el mismo workflow para el mismo cliente, o alguien lo vuelve a disparar porque se agregó un paso nuevo a la plantilla. FieldOps revisa qué actividades de ese workflow ya existen para ese contexto y crea solamente lo que falta.
Los procesos se mueven: se agrega un control, se saca un paso que no servía, cambia el responsable de una etapa. Cuando editas una plantilla, la versión nueva aplica de ahí en adelante. Lo que ya se creó queda tal cual, apuntando a la versión con la que nació. Por eso puedes auditar un ciclo de hace seis meses y saber contra qué proceso se ejecutó realmente.
Gestdat provee plantillas globales según el rubro: el esqueleto del proceso ya armado, con sus pasos típicos y sus dependencias. Las copias a tu organización, las ajustas a cómo trabajas tú y quedas operando en días, no en meses.
Siete pasos desde el brief hasta el reporte, con dos instancias de revisión y la aprobación formal del cliente antes de publicar cualquier cosa.
Rutina programada por equipo: inspección, mediciones, cambio de consumibles y cierre con evidencia. Se repite cada trimestre sin volver a armarla a mano.
Visita técnica, preparación del sitio, instalación, marcha blanca, capacitación al usuario y acta de recepción firmada por el cliente.
El paso de inspección genera actividades correctivas por cada hallazgo, con responsable y plazo según la criticidad, y una reinspección al final.
Los primeros treinta días del cliente, ordenados: activación, capacitación, seguimiento a la semana y revisión formal al mes.
La secuencia que ordena una parada: limpieza, ajuste de máquina, muestra de control y liberación firmada antes de volver a producir.
Son dos módulos distintos y conviene no confundirlos. Un workflow lo disparas tú, porque el proceso empieza. Una automatización se dispara sola, porque ocurrió algo en la operación: un estado cambió, un plazo se venció, un indicador se salió de rango. Las dos terminan en lo mismo — actividades con responsable y plazo — pero llegan por caminos opuestos.
Una inspección se cierra con un hallazgo marcado como crítico.
Crea una actividad correctiva de prioridad alta, asignada a la jefatura del área, con vencimiento en 48 horas.
Una actividad lleva tres días vencida sin movimiento.
Avisa al responsable y a su jefatura, y la deja marcada en el tablero de riesgo para la reunión semanal.
El cliente firma el acta de recepción desde el móvil.
Cierra la actividad, genera el PDF con la evidencia y lo envía al contacto del cliente sin que nadie lo redacte.
El stock de un material baja del mínimo definido en el catálogo.
Levanta una actividad de abastecimiento con el proveedor habitual y el lead time ya cargado.
El workflow sabe lo que viene. La automatización se entera de lo que pasó. Tu operación necesita las dos.
Lo que crea el workflow: la unidad operacional con responsable, plazo, tareas, materiales y evidencia.
Formularios digitales con foto, GPS y firma que se enganchan a los pasos del proceso.
El análisis que detecta qué requiere atención y propone el trabajo antes de que el proceso arranque.
Cómo se conectan análisis, ejecución, evidencia y medición en una sola operación.
Te mostramos cómo se ve tu proceso convertido en plantilla: los pasos que ya haces hoy, con sus dependencias, sus responsables y sus plazos relativos.
